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Das pa­pier­lose Büro

– Ein­stieg und Vor­teile der Digi­ta­li­sierung

Möch­ten Sie die Vor­teile der Digi­talisierung nut­zen, verzweifeln aber an den vie­len ver­schiede­nen Vorla­gen für die CI/CD kon­forme Ge­stal­tung der un­ter­schiedli­chen Datei­en?
MacNulis ver­bindet mit ei­nem Klick jedes Dokument 1:1 mit Ihrem Firmenbriefpa­pierdesi­gn.
Anwendbar in al­len übli­chen Text-, Ta­bel­len- und Präsentati­ons­programmen wie bei­spielsweise iWorks, MS Office, LibreOffice und OpenOffice.
Einfach Pa­pier spa­ren und mühe­los ein­stei­gen in das pa­pier­lose Büro.

Was ist das pa­pier­lose Büro?

Ent­lang der ge­sam­ten un­ternehmeri­schen Wert­schöpfungs­kette, un­abhängig von Bran­che oder Un­ternehmensgröße, wer­den Angebo­te ge­schrie­ben, Auf­träge er­teilt, Auf­tragsbestätigun­gen ver­sendet und Rech­nun­gen er­stellt. In der Mehrheit wer­den die­se Dokumente auf Pa­pier gedruckt, und je nach Bedarf, abgelegt, weiter­gereicht oder per Post ver­sendet. Hinzu kommen unzähl­ige E-Mails, Infobriefe, Präsentati­ons­un­terla­gen, Pro­tokolle, Anweisun­gen und Ak­tennoti­zen, die alle eben­falls auf Pa­pier gedruckt wer­den und somit zusätzlich die Kos­ten für Pa­pier und Druck in Höhe trei­ben.

Tatsächl­ich hat der Pa­pierver­brauch in den Betrie­ben zugenommen und dies, obwohl bein­ahe in jedem Un­ternehmen Compu­ter genutzt wer­den. Mit­arbei­ter dru­cken nach wie vor gerne und viel. Die Firma Viadesk ermit­telte im Rah­men ei­ner ei­genen Studie, dass jeder Arbeitneh­mer in Deutsch­land durch­schnittlich 0,68 Bäume pro Jahr für den Druck von Dokumen­ten und Un­terla­gen ver­braucht. Ei­ne Untersuchung der Pa­pier­wirt­schaft errech­ne­te für Deutsch­land ei­nen durch­schnittli­chen Pa­pierver­brauch pro Person von 244 Ki­logramm Pa­pier im Jahr. Das ent­spricht laut ei­nem Artikel von WeltN24 in etwa der Pa­piermenge ei­nes Harry-Pot­ter-Buchs pro Tag.

Das pa­pier­lose Büro wie auch das pa­pier­arme Büro nutzt die Digi­talisierung, um den Pa­pierver­brauch und die Druckkos­ten einzudämmen. In bein­ahe al­len Betrie­ben, vom klei­nen Handwerksbetrieb bis zum mit­telständi­schen und großen Un­ternehmen, sind Compu­ter in die tägli­che Arbeits­routi­ne ein­gebun­den. So ist es für viele Betriebe nur noch ein klei­ner Schritt, Vor­gänge wie die Angebots-und Rech­nungs­er­stellung, Ein­gangskontrolle, Ver­arbei­tung, Weiter­lei­tung und Ar­chivierung zu digi­talisie­ren und somit die Be­arbei­tung der Dokumente, da digi­tal, effektiver zu ge­stal­ten.

Das papierlose Büro symbolisiert durch das bekannte Verboten-Verkehrsschild kombiniert mit Briefpapier

Druckkos­ten spa­ren

– mit dem pa­pier­losen Büro kein Pro­blem

Wie hoch die jährli­chen Druckkos­ten tatsächl­ich sind, wird häufig un­ter­schätzt. Dem Marktfor­schungs­un­ternehmen Gartner zufolge verschlu­cken Druckkos­ten 1-3 % des Un­ternehmensgewinns. Die tatsächl­i­che Höhe der Druckkos­ten im ei­genen Un­ternehmen hängt von ver­schiede­nen Fak­to­ren ab. So beeinflus­sen Dru­ckertyp, Druck­ein­stellun­gen, An­schaffungs­preis bei Kauf, Miet- und War­tungs­gebüh­ren sowie die tatsächl­i­che gedruck­te Dokumen­tenmenge das Einspar­poten­zi­al. Ei­nen gu­ten rea­listi­schen Wert der tatsächl­i­chen Druckkos­ten im ei­genen Un­ternehmen können Sie mit dem Kostenrech­ner des Dru­ckerfach­magazin Dru­ckerchan­nel ermit­teln. Das Ergebnis überrascht nicht sel­ten. Schnell summie­ren sich die Druckkos­ten zu ei­ner beachtli­chen Summe. Wer­den bei­spielsweise 1000 Sei­ten im Mo­nat auf ei­nem schwarz/weiß La­serdru­cker gedruckt, kann dies bis zu 900 Eu­ro im Jahr kos­ten. Ein Be­trag, der nicht nur den Gewinn reduziert, sondern auch zu denken gibt, wenn man berücksichtigt, dass nach Aus­sage des Eu­ro­pean Environmen­tal Paper Network (EEPN) zwei von drei Dokumen­ten oder Fotokopi­en, die täglich den Dru­cker verlas­sen noch am sel­ben Tag im Müll­e­i­mer lan­den.

Digi­tal stei­gert die Pro­duktivität

Lau­fen alle Arbeits­schritte an ei­ner zen­tra­len Schnitt­stel­le, dem Compu­ter mit der Datenbank und ent­spre­chen­der Soft­ware, zu­sammen, las­sen sich Arbeits­ab­läufe effizien­ter ge­stal­ten. Pa­pier­loses Arbei­ten erhöht im Büroall­tag die Ord­nung. Überla­dene Schreibti­sche, chaoti­sche Ab­la­gesysteme, stun­denlan­ges Su­chen nach ei­nem be­stimm­ten Schrift­stück gehören mit der digi­ta­len Be- und Ver­arbei­tung von Un­terla­gen in ei­nem pa­pier­losen Büro der Vergan­genheit an. Die digi­ta­len Da­ten und Dokumente sind jederzeit verfügbar und können bei Bedarf schnell auf­geru­fen wer­den.
Ein weiterer Vorteil: Der Zu­griff auf die Dokumente ist für Kollegen und Vor­gesetzte jederzeit möglich, wel­ches die Zu­sammenarbeit und Kommunikati­on wesentlich er­leich­tert und viel Zeit spart. So gewonnene Arbeits­zeit reduziert den Stress und kann an an­de­rer Stel­le sinnvoll ein­gesetzt wer­den.

Der Umstieg auf das papierlose Büro erhöht die Produktivität und die Effizienz, weil digitale Daten und Dokumente jederzeit verfügbar sind und somit bei Bedarf schneller gefunden, aufgerufen sowie bearbeitet werden können.

Papierloses Arbeiten schont die Umwelt

Laut dem WWF – World Wide Fund – wird heutzutage jeder zweite indus­tri­ell gefällte Baum welt­weit zu Pa­pier ver­arbeitet. Die Aus­wirkun­gen der Pa­pier­indus­trie auf die Wäl­der wer­den durch den welt­wei­ten An­stieg an Pa­pierbedarf noch verstärkt. Wur­den 2005 noch 367 Mil­lionen Tonnen welt­weit Pa­pier pro­duziert, erreich­te das Volumen in 2015 440 Mil­lionen Tonnen, mit stei­gen­der Ten­denz. Auch wenn der Umwelt­ge­danke im­mer stärker in das Bewusst­sein der Men­schen rückt, scheuen noch viele Firmen­inhaber und Ge­schäftsfüh­rer den Um­stieg auf das pa­pier­lose Arbei­ten, weil sie ho­he Inves­titionen und mangeln­de Un­ter­stützung seitens ih­rer Mit­arbei­ter befürch­ten. Dabei möch­te die Mehrheit der Be­schäftig­ten mehr für die Umwelt tun. In ei­nem Artikel der Zeit ist zu le­sen, dass jeder dritte Büroan­ge­stellte in Deutsch­land offen für pa­pier­loses Arbei­ten ist und sich hierfür mehr Un­ter­stützung durch sei­ne Vor­gesetz­ten wüns­cht. Fast zwei Drit­tel der Be­frag­ten ga­ben an, dass sie sich be­reits ei­genständig bemühen, ih­ren Pa­pierver­brauch im Büroall­tag zu mi­nimie­ren.

PDF Dokumente und passen­de Soft­ware

– die ers­ten Schritte zum pa­pier­losen Büro

Mit der Kostenreduzierung, der Stei­gerung der Effizi­enz und dem umwelt­schonen­den Umgang natür­li­cher Ressourcen überwiegen die positiven As­pekte des pa­pier­losen Büros. Nicht We­nige gehen heu­te davon aus, dass sich früher oder spä­ter die digi­tale Be­arbei­tung im Dokumen­tenmanagement durch­set­zen wird. Schon mit klei­nen Verände­run­gen, ohne auf­wendige Soft­ware, zusätzli­che Apps oder Cloud, können Sie, mit nur ei­nem Scan­ner und dem digi­ta­len Briefbogen, den ers­ten Schritt in Rich­tung digi­tales Büro gehen. Beginnen Sie die Arbeits­ab­läufe zu beobach­ten und über­legen Sie, wel­che davon digi­tal, also mit Soft­ware be­arbeitet wer­den können. Su­chen Sie Antwort auf die Fra­ge, an wel­cher Stel­le ei­ne PDF das Pa­pier erset­zen kann. Prüfen Sie, ob Sie mit Ihrem Scan­ner schnell und einfach aus ei­nem Pa­pierdokument ei­ne PDF er­stel­len können. Ver­sen­den Sie möglichst viele Ih­rer Angebo­te, In­formationen, Rech­nun­gen elek­tronisch als pa­pier­loses PDF Dokument mit der richtigen Soft­ware. Gehen Sie schrittweise vor. Einmal begonnen wer­den Sie fest­stel­len, dass be­reits die Um­stellung in Rich­tung pa­pier­armem Büro, Sie in die La­ge versetzt, Dokumente effektiver zu be­arbei­ten, Kos­ten und Zeit einzu­spa­ren und schnel­ler auf Kun­denanfra­gen zu rea­gie­ren.

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