Das digi­tale Briefpa­pier

– so macht man es richtig!

Möchten Sie mit wenig Aufwand digitale Dokumente im selben Design wie Ihre Briefpost verschicken?
Dann übertragen Sie doch einfach mit einem Klick Ihr Firmenbriefpapierdesign auf Ihre digitale Korrespondenz.
Völlig egal, ob es sich um eine Textdatei mit Produktinfo für einen Interessenten handelt oder eine digitale Rechnung für einen Kunden.
MacNulis gibt Ihrem digitalen Briefpapier aus jedem Druckmenu heraus ein Gesicht.

Wa­rum Briefpa­pier zu jeder Ge­schäfts­aus­stat­tung gehört.

Bestandteil eines Unternehmens, gleich welcher Größe oder Branche, ob seit Generationen erfolgreich geführt oder in der Gründungsphase, ist ein gut gestaltetes Briefpapier. Dabei übernimmt Briefpapier im unternehmerischen Geschäftsbetrieb zwei bedeutende Funktionen: eine reine Informationsfunktion und eine emotionale Kommunikationsfunktion. Die Informationsfunktion von Geschäftsbriefen ist in Deutschland gesetzlich klar geregelt. Als Geschäftsbrief gilt jede nach außen gerichtete Mitteilung an einen oder mehrere Empfänger „gleichviel welcher Form“. Ob eine Mitteilung in Papierform per Brief oder Postkarte, als Fax oder online als E-Mail oder als PDF versendet wird, ist unerheblich. Die Pflichtangaben müssen enthalten sein. Die genaue Definition der notwendigen Pflichtangaben regelt das der Rechtsform entsprechende Gesetz. Für im Handelsregister eingetragenen Gewerbetreibenden ist es dies § 37a Handelsgesetzbuches (HGB), OHG und KG richten sich nach §§ 125 a und 177 a des (HGB), für Aktiengesellschaften gilt § 80 Aktiengesetz und Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) orientieren sich nach § 35a GmbH-Gesetz. Mindestens genauso bedeutend wie die vom Gesetzgeber reglementierte Informationsfunktion, ist die emotionalen Wirkung von Briefpapier. Schon der flüchtige Blick auf das Briefpapier löst beim Adressaten Vorstellungen und Erwartungen aus. Das Logo, die Größe und Platzierung des Logos, Schriftfarbe und Schriftart sowie die Anordnung der Pflichtangaben werden in ihrer Gesamtheit in Millisekunden erfasst und bewertet. So trägt Firmenbriefpapier, wie die Visitenkarte und das Firmenschild dazu bei, eine Markenbotschaft, eine Firmenidentität (Corporate Identity) zu transportieren.

Beispielhafte schematische Design-Darstellung für einen rechtskonformen und normgerechten Firmenbriefbogen

Grundla­ge von gut de­si­gn­tem Briefpa­pier ist Corpora­te De­si­gn

Corporate Design (CD) ist Bestandteil von Corporate Identity und definiert das visuelle Erscheinungsbild einer Organisation. In Zeiten zunehmender Informationsflut und Austauschbarkeit der Produkte, ermöglicht Corporate Design die Profilierung Ihres Unternehmens durch einen einzigartigen und unverwechselbaren Auftritt mit hoher Wiedererkennung und ist damit ein wichtiger Wettbewerbsvorteil. In der Regel werden die Richtlinien in einem Handbuch, dem Corporate-Design-Manual, schriftlich fixiert. Es enthält die visuellen Basiselemente (Logo, Hausschrift, Hausfarbe, Gestaltungsraster etc.) sowie exemplarische Anwendungen für die Gestaltung. Ein so erarbeitetes Corporate Design ist der Styleguide für die Erstellung Ihres Briefpapiers und dient Ihnen, Ihrem Mitarbeiter oder der beauftragten Grafikagentur als Anleitung bei der Erstellung von Kommunikationsmitteln für Ihr Unternehmen.

Der Nut­zen von Corpora­te De­si­gn

Der Nutzen von Corporate Design ist vielschichtig und übernimmt verschiedene Funktionen. Es visualisiert Kultur, Wertvorstellungen, Unternehmensziele und Marktkompetenz und übernimmt eine Profilierungs- und Signalfunktion. Gut gestaltetes Corporate Design kann Synergien freisetzen, positive Assoziationen und einen hohen Wiedererkennungswert erzeugen sowie die Bekanntheit steigern. Ein durchdachtes Erscheinungsbild vermag die Anerkennung und Sympathie – bei den eigenen Mitarbeiten und in der Außenkommunikation – steigern und dient damit letztendlich dem Unternehmensimage, der Absatzförderung und der Erreichung Ihrer Unternehmensziele.

Verbinden Sie mit MacNulis auch farbige Designvorlagen mit Ihren Dokumenten.

Digi­tales Briefpa­pier wirkt wie gedruck­tes Briefpa­pier

Die zunehmende Digitalisierung hat das gesamte unternehmerische wie auch private Kommunikationsverhalten revolutioniert. Geschäftsbriefe, früher stets auf Firmenpapier gedruckt und postalisch versendet, erstellen und versenden immer mehr Unternehmen digital – mit steigender Tendenz, wie die Branchenumfrage der Versicherungswirtschaft exemplarisch belegt. Hier konnte der Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) feststellen, dass der Anteil von Papierpost von 60 % in 2014 auf 52 % in 2015 zurückging. Auch wenn sich die Versandart ändert, an der Wirkung ändert sich nichts. Auch digital versendete Geschäftsbriefe wirken auf die Markenbildung, erhöhen den Wiedererkennungswert und schaffen eine unverwechselbare Identität nach innen und nach außen, sofern sie in einem einzigartigen Layout nach einem gut durchdachten Corporate Design Konzept gestaltet sind. Dies gilt insbesondere, wenn der oder die Empfänger, die am Computer in Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien erstellten Dokumente für ihre Ablage drucken.

Daher gilt auch für die online Kommunikation: Jedes Dokument, welches das Unternehmen verlässt, sollte stets im individuell gestalteten Firmendesign versendet werden. Ein Anspruch, der im Büroalltag nur mit viel Aufwand, Zeit und Geduld umgesetzt werden kann. Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Rechnungen, Preislisten etc. werden in Word, Excel oder vergleichbarer Bürosoftware erstellt. Vorlagen für den Druck von Briefpapier erstellen Grafiker und Designagenturen mit Softwareprodukten der Firma Adobe , dem Branchenführer im Bereich Software für die Kreativwirtschaft. Da keine der Dateien aus Adobe Photoshop, Adobe Illustrator oder Adobe Indesign mit den üblichen Bürosoftwareprogrammen von Apple oder Microsoftware geöffnet werden können, wird das Firmenbriefpapier in der Regel als PDF Vorlage abgespeichert. Doch auch eine PDF besitzt ein inkompatibles Format für Textverarbeitungs-, Tabellen- oder Präsentationsprogramme. Um beispielsweise in Word digitales Briefpapier zu erstellen, bleiben zwei Wege. Entweder Sie übertragen per copy und paste das Briefpapierdesign von der PDF in Ihr Dokument und platzieren gegebenenfalls Logo, Adressenteil etc. oder Sie laden die PDF Vorlage Ihres Briefpapiers als dokumentfüllendes Bild im Hintergrund. Beide Wege sind zeitaufwändig, kompliziert und können zu ungewollten Abweichungen führen.   Einfacher und schneller geht es mit dem innovativen Verfahren von MacNulis. Erst erstellen Sie Ihr Dokument und stempeln dann mit nur einem Klick Ihr Briefpapierdesign auf das Dokument. Ein Schritt, ein Klick und die neutrale Datei verwandelt sich mit MacNulis in ein Dokument auf digitalem Briefpapier, sofort fertig für den elektronischen Versand und entsprechend der Gestaltungsrichtlinien und dem Corporate Designs Ihres Unternehmens.

Der moderne Schriftzug steht für die innovative App MacNulis, das digitale Briefpapier für Ihren Mac für den einfachen Umstieg in das papierlose Büro
Mühelos digitale Dokumente in das eigene Corporate Design übertragen.
Für einen starken Unternehmensauftritt im digitalen Schriftverkehr.