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Pro­fes­sionel­les Briefbogen De­si­gn

– für mehr Un­ternehmens­erfolg

Stel­len Sie sich vor, Sie könn­ten auch im digi­ta­len Dia­log mit Kun­den und In­ter­essen­ten einfach und schnell auf Ihr pro­fes­sionel­les Briefbogen De­si­gn zu­grei­fen.

Mit MacNulis ist Ihre elek­troni­sche Ge­schäfts­post nur ei­nen Klick ent­fernt von Ihrem pro­fes­sionel­len Briefpa­pier für mehr Un­ternehmens­erfolg.

Stärken Sie auch digi­tal Ihre Marktpositi­on im Konkurrenz­umfeld, wieder­erkennbar, weil im­mer im richtigen De­si­gn.

Corpora­te De­si­gn / Corpora­te In­den­ti­ty

Digi­talisierung und Globalisierung ha­ben ein bein­ahe grenzen­loses und dynami­sches Markt­umfeld mit ho­hem Konkurrenzdruck ge­schaffen. Um so wichti­ger ist es, sich durch ei­ne pro­fes­sionel­le Kommunikati­ons­stra­tegie vom Wettbewerb zu differen­zie­ren. Wichti­ger Be­stand­teil ei­ner Kommunikati­ons­stra­tegie ist die Corpora­te Iden­ti­ty. Wäh­rend Corpora­te Iden­ti­ty das Selbstverständnis und die ge­samt­heitli­che Außenwirkung Ih­res Un­ternehmens beschreibt, defi­niert das Corpora­te De­si­gn das visuel­le Er­scheinungs­bild Ih­res Un­ternehmens auf al­len Kommunikati­ons­mit­teln wie Flyer, Pos­ter, Plakat, Firmenbro­schüre, Visi­tenkar­te, Briefpa­pier u.v.m. Damit liefert das Corpora­te De­si­gn die Grundla­ge für ei­nen unverwech­selba­ren, einheitli­chen Auf­tritt nach innen wie nach außen und be­stimmt die Ge­stal­tung der ge­sam­ten Ge­schäfts­aus­stat­tung und al­ler Ge­schäfts­un­terla­gen. Im Un­ter­schied zu Visi­tenkar­ten hat Briefpa­pier in der externen Kommunikati­on zusätzlich zur Imagewirkung ei­ne per Gesetz klar ge­regelte In­formati­ons­funkti­on. Ei­ne Ver­pf­lich­tung, die auch für jede Art von Flyer, Pro­spekt und Ka­ta­log gilt. Zusätzlich existiert für Briefpa­pier im un­ternehmeri­schen Umfeld ei­ne DIN Normierung. Die DIN 5008 ist nicht rechtsbin­dend, ent­hält jedoch Empfehlun­gen für das Layout von Briefpa­pier De­si­gns, die allgemein an­erkannt sind.

Beispielhafte schematische Darstellung eines rechtskonformen und normgerechten Designs für einen Firmenbriefbogen

Der Geschäftsbrief nach DIN 5008

Das Deut­sches In­sti­tut für Normung e. V., kurz DIN, hat sich zur Auf­gabe gemacht, im Kon­sensverfah­ren mit Exper­ten, Stan­dards zur Qualitätssi­cherung von Dienst­leis­tun­gen, Pro­zes­sen oder Pro­duk­ten als soge­nannte DIN Norm festzulegen. Um stets aktuell zu sein, wird ei­ne DIN-Norm spä­tes­tens alle fünf Jah­re über­prüft und gegebe­nen­falls übe­r­arbeitet. Grundsätzlich ist ei­ne DIN im­mer nur ei­ne Empfehlung, d. h. auch die DIN 5008 für Ge­schäfts­korre­spon­denz ist kein Gesetz. Dennoch lohnt der Blick in die Ge­stal­tungs­empfehlung. Ei­ne vollständige Miss­ach­tung ist schon allei­ne de­shalb nicht empfehlenswert, da ein nach DIN 5008 er­stell­ter Ge­schäftsbrief als le­sefreundlich und übersichtlich empfun­den wird. Mit der letz­ten Übe­r­arbei­tung von 2011 empfiehlt die DIN 5008 für das Layout von Ge­schäftsbriefen ei­nen Ab­stand zum obe­ren Pa­pierrand von 4,5 cm, ei­nen Seiten­ab­stand zum linken Pa­pierrand von 2,5 cm und rechts 2,0 cm. Für ei­ne gu­te Lesbarkeit sollte der Text mit ei­ner Schriftgröße von min­des­tens 10 Punkt ge­schrie­ben sein. Für die An­schrift, oben links, sind maximal neun Zeilen vor­gese­hen, plus ei­ner weite­ren Zeile für die Rücksende­anga­ben. Wurde in der Vergan­genheit üb­li­cherweise dem Be­treff ein einleiten­des Wort vor­an­ge­stellt, so verzich­tet man mittlerweile dar­auf. Ein „Be­treff“ oder „Betr.“ gilt heutzutage als unmodern. Zwi­schen Be­treff und An­schriftfeld empfiehlt die DIN zwei Le­er­zeilen. Abwei­chend zu sei­ner Vor­gängerversi­on, un­ter­stützt die neue DIN 5008 für das Da­tum die in­ternatio­nale Reihenfolge Jahr-Mo­nat-Tag (bei­spielsweise 2016-12-09) und nimmt Stellung zu Fra­gen in Bezug auf die korrekte An­rede, passen­de Gruß­formeln und den richtigen Vermerk von Anla­gen.

Was beim Briefbogen De­si­gn nie feh­len darf

Hat die DIN 5008 Empfehlungs­cha­rak­ter, so gilt dies nicht für die vom Gesetzgeber geforder­ten Pf­licht­anga­ben. Die­se Pf­licht­anga­ben sind für jedes im Handelsregis­ter ein­ge­tra­gene Un­ternehmen ob­ligatorisch und müs­sen zwin­gend bei der Ge­stal­tung Ih­res Briefbogen De­si­gns berücksichtigt wer­den. Feh­len die Pf­licht­anga­ben, riskie­ren Sie die Abmah­nung durch Mitbewerber sowie behördlich geforder­ter Zwangsgel­der in Höhe von bis zu 5.000 EUR. In wel­cher Form Sie die Pf­licht­anga­ben ma­chen, ist nicht gesetzlich reglementiert. Hier können Sie als Un­ternehmen oder als be­auf­trag­ter De­si­gner ent­spre­chend des Corpora­te De­si­gns agie­ren.

Briefbogendesign hat neben der Aufmerksamkeitswirkung auch eine rechtliche Komponente. Ein Design, welches dir rechtlichen Notwendigkeiten nicht berücksichtigt, kann im Geschäftsbetrieb nicht verwendet werden.

Elemente für ein individuel­les ei­genes Briefpa­pier De­si­gn.

Ein Brief ist un­ter­teilt in ei­nen Briefkopf, den Text­teil sowie den Brief­fuß. Ein unverwech­selba­rer Ge­schäftsbriefbogen sollte unbedingt das Logo ent­hal­ten. Die richtige Stel­le hierfür ist der freie Platz oberhalb des Adressfel­de, also oberhalb des Briefkopfs. Dabei kann das Logo linksbündig, mittig oder rechtsbündig platziert wer­den. Um die Größe und den Erfolg ei­nes Un­ternehmens zu kommunizie­ren, können weite­re Büros, Fi­lia­len oder Niederlas­sun­gen mit auf­geführt wer­den. Ob die­se deutlich sichtbar und pro­minent am rech­ten Rand oder eher verhal­ten am En­de des Briefs mit den Ban­kin­formationen etc. platziert wer­den, ist im Ge­samtkon­text zu ent­sch­ei­den. Sowohl die Corpora­te Iden­ti­ty als auch das Mitbewerber­umfeld ge­ben Hinweise. Trennungs­li­ni­en, vertikal oder horizon­tal, sind zusätzli­che mögli­che De­si­gn­elemente. Sieht Ihr Corpora­te De­si­gn ei­ne beson­de­re Typografie und/oder Farbe als Haus­schrift vor, so soll­ten die­se, für ei­ne schnel­le Wieder­erken­nung bei al­len Tex­ten verwendet wer­den.

Gesetzli­che Pf­licht­anga­ben

Pf­licht­anga­ben wie Na­me und Ort des Register­gerichts, die ein­ge­tra­gene Num­mer in dem­sel­ben sowie der vollständige Na­me der Ge­schäftsfüh­rer/Innen bzw. der/die haften­den Gesellschaf­ter/Innen, soll­ten in jedem Fall am En­de des Briefs stehen. Pf­licht­anga­ben für Rech­nun­gen wie Bankver­bindun­gen, inklusive IBAN und BIC sowie die Um­satz­steuer-Identifikati­ons­num­mer gehören auch dazu. Bei der Ge­stal­tung be­steht die Wahl zwi­schen ei­ner sinnvol­len Auf­teilung in zwei oder mehr Spal­ten oder als auf­zähl­en­der Text, rechts-, linksbündig oder mittig formatiert, mit oder ohne Auf­zählzei­chen. Das Layout im Fußbereich sollte unbedingt zum harmoni­schen Ge­samt­ein­druck Ih­res Briefpa­piers bei­tra­gen. Zu viele ver­schiede­ne Schrif­ten, Größen und wech­seln­de Formatierungs­grundsät­ze ein­zelner Brief­elemente, erzeugen Unruhe und erschwe­ren die Lesbarkeit. Schnell wirkt ein Brief „unaufgeräumt“ und bewirkt das Gegen­teil von Vertrau­en schaffen und Sympathie we­cken. Da Briefe auch per FAX ver­sendet wer­den, sollte Briefpa­pier auch im schwarz-weiß Modus funktionie­ren. Ist das Layout und das De­si­gn Ih­res Firmenbriefpa­piers festgelegt und ver­ab­schiedet, so wird die Vorla­ge in der Regel als PDF Da­tei für den weite­ren Ge­brauch ge­spei­chert. Das Datei­format ei­ner PDF ist jedoch inkompa­tibel zu Word, wie auch zu al­len an­de­ren übli­chen Textver­arbei­tungs- und Kalku­lati­ons­programmen. Im Büroall­tag wird daher der Text oft erst auf (teu­rem) Firmenbriefpa­pier gedruckt, dana­ch wieder als Scan digi­talisiert, um ihn dann via E-Mail ver­sen­den zu können. Ein umständli­ches sowie teu­res Verfah­ren für Briefe, die ur­sprüngl­ich aus Effizi­enz­grün­den nicht mehr per Post ver­schickt wer­den. MacNulis verkürzt den Pro­zess und spart damit Kos­ten, Arbeits­zeit und schont die Umwelt. In nur drei Schrit­ten verwandelt MacNulis die PDF Ih­rer Briefpa­pier- De­si­gnvorla­ge in ei­nen digi­ta­len Stempel, mit dem Sie jeden Ih­rer Texte, jede Ta­bel­le und jede Präsentati­on mit nur ei­nem Klick in ein digi­tales Dokument in Ihrem individuel­len Briefpa­pierdesi­gn verwandeln.

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